Marc Hoedemakers, directeur van Hoedemakers bouw en ontwikkeling, weet al langer hoe hij de grip op bouwprojecten kan vergroten: met financiële projectinformatie die met één blik inzicht geeft. De huidige Excel sheets zijn voor de mensen op de werkvloer dusdanig complex dat ze eerder als ballast dan als hulpmiddel worden gezien. En zoals bij de meeste MKB ondernemingen zijn er geen grote budgetten om ‘even een dashboard te laten programmeren’. Toch werken er nu specialisten aan een professioneel data dashboard, zonder enorme investeringen te hoeven doen. Hoe ze dat doen? Door 5 eenvoudige stappen te nemen. Dat kun jij ook.
Stap 1. Formuleer je doel
Bij Hoedemakers weten ze als geen ander dat financiële projectdata erg belangrijk voor ze is. Er wordt daar om veel gewerkt met uitgebreide excelsheets. Voor veel medewerkers, met name op de werkvloer, is dat lastige materie. Door de grote hoeveelheid ‘getalletjes’ wordt dit eerder als ballast gezien dan als hulpmiddel. Bij Hoedemakers drong de vraag zich op: “Hoe kunnen we onze financiële projectdata zo presenteren dat iedereen het meteen snapt en er juist gráág mee wil werken?”
Uit vooroverleg met de medewerkers op de werkvloer wordt het volgende duidelijk:
-
er moet veel minder informatie getoond worden;
-
er moeten minder getallen worden getoond;
-
de informatie moet voor iedereen begrijpelijk zijn;
-
iedereen moet met één blik kunnen zien hoe het project er financieel gezien voor staat.
Stap 2. Over welke data beschik je in het bedrijf?
Hoedemakers is al in 2012 gestart met Navision (nu Microsoft Dynamics NAV), waarmee alle processen binnen het bouwbedrijf worden gestroomlijnd. Voor de afzonderlijke projecten wordt gewerkt met excelsheets, waarin data uit Navision is opgenomen.
“Ik merkte dat mijn mensen op de werkvloer moeite hadden met de uitgebreide financiële projectinformatie. Nu wordt er door professionals gewerkt aan een helder data dashboard, zonder grote investeringen.”
Marc Hoedemakers – Hoedemakers bouw en ontwikkeling
Stap 3. Maak een analyse
Er is een ruime hoeveelheid data beschikbaar. Het ontbreekt alleen aan rekenkracht en kennis om deze data om te zetten in heldere en praktische dashboards. En als MKB bedrijf hebben ze ook niet de budgetten om hier zwaar in te investeren.
Platform Driven By Data biedt uitkomst met de inzet van het MKB Data Lab, dat vanuit het JADS wordt verzorgd. Er heeft een eerste sessie plaatsgevonden waarin duidelijk werd welke data aanwezig is en hoe deze bewerkt kan worden. Er zijn interviews met medewerkers gehouden om te achterhalen wat ze nodig hebben om goed te werken op hun project. Er is een testomgeving ingericht met de huidige productiecijfers, dus echte, actuele cijfers.
Een student, begeleid door twee docenten, is een eerste inventarisatie gaan doen:
Kan er een dashboard worden ingericht om helder en eenvoudig financieel overzicht op projectniveau te bieden? Is er bestaande software die dit kan? Door welke datastromen moet het dashboard gevoed worden?
Stap 4. De praktijktest
Er zijn nog de nodige stappen te nemen. Maar als het data dashboard klaar is, zal Marc Hoedemakers direct het eerstvolgende project als praktijktest aanwijzen. Daarin kunnen ze snel schakelen, want iedereen die er straks mee moet werken zit nu al in het data projectteam. Die kunnen niet wachten tot ze met het nieuwe dashboard kunnen werken. Het vinden van een geschikte pilot is dan niet zo moeilijk.
Lukt het om een helder dashboard te maken waarmee iedere betrokken medewerker graag werkt? Waarmee ze het project en hun eigen rol daarin financieel in de gaten kunnen houden? Of blijft het toch voor velen te abstract en ingewikkeld?
Stap 5. Het (verwachte) resultaat
Het JADS is nog volop bezig met het dataproject. Marc Hoedemakers verwacht er veel van. In de uitvoering hebben ze nu eenmaal meer moeite met getallen. Een helder data dashboard is voor iedere medewerker een sterk en handig hulpmiddel. Zo kost het werk minder moeite, wordt het leuker en heb je veel meer grip op je project.
“Onze financiële projectcijfers worden dusdanig gevisualiseerd, dat de cijfers echt beklijven. Zo’n dashboard is een sterk en handig hulpmiddel, waarmee iederéén grip heeft op het project.”
Marc Hoedemakers – Hoedemakers bouw en ontwikkeling
Op dit moment is de eerste sessie met het JADS achter de rug. Hieruit zijn de wensen geïnventariseerd, zijn doelen gesteld en zijn de databronnen beoordeeld. Ook de dataset is ondertussen geleverd aan het JADS. Daar wordt nu gekeken naar potentiële data dashboard software en het benodigde datamodel. Over drie maanden wordt een eerste test in de praktijk verwacht.
Over de organisatie:
Hoedemakers bouw en ontwikkeling is zowel ontwikkelaar als uitvoerder van nieuwbouw en verricht tevens onderhoud aan vastgoed. In 2008, 2010 en 2011 is de onderneming uitgeroepen tot ‘Beste Klantgerichte Bouwer van Nederland’ en in 2014 tot ‘Best presterende bouwer van Noord-Brabant’. Aantal fte: 80. Branche: Bouw